FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN ESN

We zoeken nog een tiental toffe en geëngageerde mensen om ons team volgend jaar te versterken. Hieronder vind je de openstaande functies. Achter de functies staat het aantal personen dat we voor die positie nog zoeken en wat extra uitleg. Dit zijn de zaken waar je zelf de eindverantwoordelijkheid voor draagt. Houd wel in je achterhoofd dat dit niet wil zeggen dat je hier alleen voor staat. We zijn een TEAM dat overal aanwezig is en elkaar helpt wanneer nodig. Wil je graag deel uitmaken van ESN, maar heb je niet genoeg tijd om lid van het praesidium te zijn, dan kan je ook bij ons aan de slag als vrijwilliger. Bij twijfel raden we je aan om toch een top 3 in te sturen!

Algemeen

Vooreerst dient opgemerkt te worden dat iedereen aanwezig moet zijn op de evenementen, ook indien deze evenementen niet onder je verantwoordelijkheid vallen. Dit is gestoeld op het idee dat we als een team fungeren en dus iedereen elkaar steunt in elkaars evenement! Op die manier staat niemand er alleen voor. Belangrijk hierbij op te merken is de “Ice Breaking Week”. Dit is een week vol activiteiten (georganiseerd door o.a. Sport, Cultuur en de Party Planners) waarbij wij de Erasmussers en de Erasmussers elkaar op een snel tempo leren kennen en ingeburgerd geraken in Antwerpen. Deze week vindt altijd plaats vlak voor de start van het semester en het is aangewezen dat iedereen dan aanwezig is (m.a.w. niet meer op vakantie is). De Ice Breaking Week zal dit jaar starten op 20 september.

Midden september is er eveneens een praesidium weekend waar we elkaar beter leren kennen met het oog op een goede samenwerking en om er samen een onvergetelijk jaar van te maken!

Met het oog op de goede overdracht van de functies zullen jullie eveneens contact kunnen opnemen (en een afspraak kunnen maken) met diegene die de functies hebben bekleed in academiejaar 2017-2018.

Daarnaast is het ook aangewezen dat iedereen voldoende tijd heeft om te investeren in ESN en ook altijd op tijd aanwezig zal zijn op de evenementen om te helpen met enige laatste voorbereidingen die getroffen moeten worden.

President/praeses

De praeses is de kapitein van het schip. Als eindverantwoordelijke sta je in voor de dagelijkse leiding van het praesidium. Je moet ervoor zorgen dat je teamleden perfect weten wat hun verantwoordelijkheden zijn en bij problemen sta je hen bij met raad en daad. Hiervoor is kennis van alle functies een vereiste. Je verdeelt taken op de meest efficiënte wijze. Op alle activiteiten neem jij het voortouw en trek je het praesidium mee in je enthousiasme. Je toont jezelf een voorbeeld op vlak van inzet en het nakomen van afspraken. Je leidt de vergaderingen. Je bent het aanspreekpunt voor de verschillende onderwijsinstellingen en partners van ESN Antwerp. Je woont vergaderingen bij op lokaal niveau (Kringraad & ASO), maar je bent tevens verantwoordelijk voor de communicatie met ESN Belgium en aanwezigheid op nationale en internationale ESN bijeenkomsten (samen met de Local Representative). Je brengt al de formaliteiten die bij het statuut van een vzw horen tijdig in orde. Je overziet mee de financiën met de Finance en gaat verantwoordelijk om met de beschikbare budgetten. 

Als praeses probeer je meer te doen dan enkel de zaken onderhouden. Je gaat op zoek naar verbeterpunten in onze structuur en werking en pakt deze gericht aan. Een grote verantwoordelijkheid schrikt je niet af. Je durft kordaat beslissingen te nemen en je kan hier kritisch over reflecteren. Je bent een geboren motivator en communicator. Praeses is bij wijze van spreken een functie die je 24/7 uitoefent en waarvoor je de tijd en motivatie dagelijks moet kunnen opbrengen (maak je geen zorgen, het is perfect combineerbaar met je studies als je je tijd en werk goed verdeelt). In dit alles wordt je actief bijgestaan door de vice-praeses: jullie moeten perfect op elkaar afgestemd zijn.

Essentieel: communicatieve vaardigheden, leiderschap, overzicht, ordelijkheid, verantwoordelijkheid, people management, georganiseerd en gestructureerd werken, stiptheid, kritische (zelf)reflectie, efficiëntie, betrouwbaarheid, time management

Finance

Zoals de titel doet de vermoeden, beheert de Finance het financiële luik van ESN Antwerp. Je houdt de boekhouding bij en zorgt er voor dat ESN rendabel blijft. Dit betekent dat je in het oog houdt dat inkomsten correct binnenkomen en dat uitgaven niet hoger oplopen dan noodzakelijk. Om dit laatste te vermijden, geef je je teamleden advies om activiteiten financieel te plannen en de kostprijs te berekenen. Je zorgt er mee voor dat rekeningen op tijd betaald worden en dat er altijd voldoende geld op de ESN rekening in Café De Prof staat, die gebruikt wordt voor bijvoorbeeld vaten te geven op onze pubs. Je beheert eveneens het cash geld in de kassa. Je zorgt er voor dat er genoeg wisselgeld inzit voor fysieke ticket- of lidkaartverkopen. Sinds dit jaar verkopen we tickets voor onze activiteiten ook online. Het beheren van de online ticketshop valt ook onder je activiteiten.

Als Finance heb je een hoge verantwoordelijkheid en een belangrijke positie binnen ESN. Je zal dan ook intensief bijgestaan worden door de praeses en vice-praeses.

  Essentieel: Verantwoordelijk kunnen omgaan met geld, kennis van boekhouden, nauwkeurigheid

Cultuur

Als cultuur ben je voornamelijk verantwoordelijk voor 2 dingen:

  • ESN‐weekends organiseren, dagtrips en de citytrips plannen (bijvoorbeeld naar Parijs: 1 per semester).

[Dit houdt het volgende in: een verblijfplaats boeken, het vervoersmiddel regelen (meestal bus of trein), een activiteitenprogramma opmaken en soms ook catering verzorgen (eten en drank). Hiervan moet door jou een kostenraming gemaakt worden om de vraagprijs voor de Erasmussers te bepalen. ]

  • Culturele activiteiten binnen of buiten Antwerpen organiseren. Voorbeelden van voorbije jaren: city game, uitstap naar Koningsdag, International Dinner en jamsessie... (nieuwe ideeën zijn altijd welkom).

Essentieel aan de functie cultuur: organisatietalent en nauwkeurigheid (iets over het hoofd zien kan veel geld kosten).

PR

Net zoals elke studentenclub zoekt ESN veel sponsors. Vorig jaar hebben we op dat vlak een uitstekende zaak gedaan waardoor we een goed gevulde goodiebag voor onze nieuwe leden hadden en gratis drank konden uitdelen. Ook voor het komende jaar ligt er voor PR een grote uitdaging te wachten, zeker nu sponsoren minder gretig zijn als gevolg van de financiële crisis. Enkele sponsoren kunnen we zeker behouden, maar toch hopen we dit lijstje nog uit te breiden. Enkele van onze belangrijkste partners zijn o.a. Swapfiets en Irish Times Pub.

Essentieel aan de functie PR: beschikbaarheid tijdens augustus/september om afspraken te maken met sponsors en alle goodies te verzamelen. Tijdens het jaar moet je ook contact houden met de sponsors en ervoor zorgen dat de afspraken worden nagekomen.

Party Planner

Als Party Planner ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de pubs, twee pubcrawls en de TD’s. De pubs gaan door in ons stamcafé en hebben altijd een thema. Enkele thema’s die we afgelopen jaar gedaan hebben zijn: bingo pub, message pub, carnaval pub, Halloween pub, ... Op onze facebookpagina staan alle foto’s van de verschillende pubs om hier een beter beeld van te krijgen. Wees niet bang om zelf creatieve thema’s voor pubs te bedenken. Als voor een pub decoratie of andere materialen nodig zijn, verzorgen de feestleiders dit.

Voor de TD’s (1 per semester) reserveer je de zaal, regel je dj’s, laat je posters ontwerpen en   drukken, je voorziet promotie en maakt shiftenlijsten op. Op de avond zelf zorg je dat alles vlot verloopt, dat mensen hun taken nakomen en heb je vooral ook veel plezier. Onze Anonymous TD is al jaren een groot succes, en aan jou de taak om dit verder te zetten!

Tijdens de “Ice Breaking Week” organiseren we een pubcrawl. Daarvoor stippelen jij en je partner een route uit door Antwerpen, waarbij je de beste deals probeert te krijgen in de verschillende cafés.

Essentieel aan de functie Party Planner: organisatietalent, nauwkeurigheid en goede contacten houden met de verantwoordelijke van De Prof.

Media

De functie Media bestaat eruit dat je op elk feestje of evenement foto's neemt van alles en iedereen. Achteraf plaats je die op onze facebookpagina. Onze mediaverantwoordelijke is tevens onze webmaster. De webmaster van ESN zorgt er in eerste plaats voor dat de website werkt en up‐to‐date is, net als onze facebookpagina. Dat houdt in dat informatie over activiteiten, trips en dergelijke op de site en Facebook gepost worden, net als andere nieuwtjes. Daarnaast beheer je ook de ledendatabase waarin alle informatie over de leden ondergebracht wordt. Een belangrijk pluspunt is de behendigheid met Photoshop en InDesign (en eveneens algemene kennis van Graphic Design), voor het maken van banners en foto’s voor evenementen.

Essentieel aan de functie Media: aanwezigheid op de verschillende evenementen, onze facebookpagina up-to-date houden, foto’s trekken en eventueel behendigheid met Graphic Design/Photoshop.

Sport

Jaarlijks zijn er een aantal competities binnen de universiteit en hogescholen waar ESN aan deelneemt. Voorbeelden zijn voetbal, zaalvoetbal, volleybal en basketbal. Onze Sport is voor deze activiteiten verantwoordelijk. Je zoekt een team Erasmus studenten bij elkaar en schrijft dit in. Je zorgt er ook voor dat de tenues voor elke wedstrijd proper zijn. Verder zal je ook andere sportactiviteiten organiseren voor het plezier zoals beerbowlen, 10 urenloop, ... Een sportieve instelling is hier belangrijk aangezien je bij elke sportactiviteit aanwezig bent en regelmatig meedoet.

Essentieel aan de functie Sport: aanwezigheid op de verschillende sportevenementen en het organiseren/oproepen van Erasmussers om mee te doen.

Secretary-Mobility

De Secretary-Mobility is de secretaris van ESN. Tijdens de verschillende vergaderingen maakt de Secretary-Mobility een verslag op van alles wat er gezegd wordt. Dit verslag wordt daarna naar iedereen verstuurd zodat iedereen op de hoogte is van wat er gezegd werd omtrent de vorige activiteiten en de toekomstige activiteiten. Daarnaast is de Secretary-Mobility eveneens verantwoordelijk voor het “buddy-systeem”. Het “buddy-systeem” is een soort meter-peter systeem waarbij 2 of meerdere Erasmussers met Belgische studenten, die zich vrijwillig moeten opgeven, worden gekoppeld om hen wegwijs te maken in Antwerpen. Dit academiejaar hebben we ook een Buddy activiteit georganiseerd. Hiervoor kan je originele ideeën bedenken.

Essentieel voor Secretary-Mobility: aanwezigheid op alle vergaderingen, het buddy-systeem in goede banen laten lopen en het ondersteunen van PR bij enkele belangrijke sponsors indien nodig.

Local Representative

Als Local Representative vertegenwoordig je de belangen van ESN Antwerpen bij ESN België en ESN International. Wat houdt dit concreet in? Je gaat naar conferenties van ESN België; tweemaal 1 dag en driemaal 2 dagen. Verder ga je tweemaal 4 dagen naar het buitenland om conferenties van ESN International bij te wonen. Verder volg je nog het mailverkeer op. Dit alles doe je in samenwerking met de president. Voor de rest help je mee met het team in Antwerpen tijdens evenementen.

Essentieel: Luisteren naar anderen en durven opkomen voor je eigen mening, interesse hebben in de werking van een internationaal vrijwilligersnetwerk, teamplayer

Vrijwilliger

Als vrijwilliger kom je in contact met de Erasmus studenten op momenten dat het voor jou past. Je krijgt een of twee buitenlandse studenten als buddy en helpt hen om hun weg te vinden in Antwerpen. Verder ondersteun je ESN bij het organiseren en uitvoeren van activiteiten, zoals citytrips, op kroegentochten mee begeleiden, de TD mee voorbereiden, mee een feestje bouwen in de prof en nog veel veel meer… Als dank voor je hulp kan je tijdens de activiteit genieten van leuke extra’s (pintje/rum/tequila in de prof, free food, ..