FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN ESN

We zoeken nog 10 mensen om ons team volgend jaar te versterken. Hieronder vind je de openstaande functies. Achter de functies staat het aantal personen dat we voor die positie nog zoeken en wat extra uitleg. Dit zijn de zaken waar je zelf de eindverantwoordelijkheid voor draagt. Houd wel in je achterhoofd dat dit niet wil zeggen dat je hier alleen voor staat. We zijn een TEAM dat overal aanwezig is en elkaar helpt wanneer nodig. Wil je graag deel uitmaken van ESN, maar heb je niet genoeg tijd om lid van het praesidium te zijn, dan kan je ook bij ons aan de slag als vrijwilliger. Bij twijfel raden we je aan om toch een top 3 in te sturen!

 

Algemeen

Vooreerst dient opgemerkt te worden dat iedereen zoveel mogelijk aanwezig moet zijn op de evenementen, ook indien deze evenementen niet onder je verantwoordelijkheid vallen. Dit is gestoeld op het idee dat we als een team fungeren en dus iedereen elkaar steunt in elkaars evenement! Op die manier staat niemand er alleen voor. Belangrijk hierbij op te merken is de “Ice Breaking Week”. Dit is een week vol activiteiten (georganiseerd door o.a. Cultuur en de Party Planners) waarbij wij de Erasmussers en de Erasmussers elkaar op een snel tempo leren kennen en ingeburgerd geraken in Antwerpen. Deze week vindt altijd plaats vlak voor de start van het semester en het is aangewezen dat iedereen dan aanwezig is (m.a.w. niet meer op vakantie is).

Midden september is er eveneens een praesidium weekend waar we elkaar beter leren kennen met het oog op een goede samenwerking en om er samen een onvergetelijk jaar van te maken!

Met het oog op de goede overdracht van de functies zullen jullie eveneens contact kunnen opnemen (en een afspraak kunnen maken) met diegene die de functies hebben bekleed in academiejaar 2016-2017.

Daarnaast is het ook aangewezen dat iedereen voldoende tijd heeft om te investeren in ESN en ook altijd op tijd aanwezig zal zijn op de evenementen om te helpen met enige laatste voorbereidingen die getroffen moeten worden.

 

Cultuur (2 personen)

Als cultuur ben je voornamelijk verantwoordelijk voor 2 dingen:

  • ESN‐weekends organiseren, dagtrips en de citytrips plannen (bijvoorbeeld naar Parijs: 1 per semester).

Sinds vorig jaar werken wij samen met de organisatie YES-trips voor onze citytrip. Als cultuur moeten jij en je partner hiermee samenwerken om de ultieme citytrip te samen te stellen.

[Dit houdt het volgende in: een verblijfplaats boeken, het vervoersmiddel regelen (meestal bus of trein), een activiteitenprogramma opmaken en soms ook catering verzorgen (eten en drank). Hiervan moet door jou een kostenraming gemaakt worden om de vraagprijs voor de Erasmussers te bepalen. ]

  • Culturele activiteiten binnen of buiten Antwerpen organiseren. Voorbeelden van voorbije jaren: city game, uitstap naar Koningsdag, filmavond, comedy night... (nieuwe ideeën zijn altijd welkom).

Essentieel aan de functie cultuur: organisatietalent en nauwkeurigheid (iets over het hoofd zien kan veel geld kosten).

 

PR (2 personen)

Net zoals elke studentenclub zoekt ESN veel sponsors. Vorig jaar hebben we op dat vlak een uitstekende zaak gedaan waardoor we een goed gevulde goodiebag voor onze nieuwe leden hadden en gratis drank konden uitdelen. Ook voor het komende jaar ligt er voor PR een grote uitdaging te wachten, zeker nu sponsoren minder gretig zijn als gevolg van de financiële crisis. Enkele sponsoren kunnen we zeker behouden, maar toch hopen we dit lijstje nog uit te breiden.

Essentieel aan de functie PR: beschikbaarheid tijdens augustus/september om afspraken te maken met sponsors en alle goodies te verzamelen. Tijdens het jaar moet je ook contact houden met de sponsors en ervoor zorgen dat de afspraken worden nagekomen.

 

Party Planner (2 personen)

Als Party Planner ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de wekelijkse pubs, twee pubcrawls en de TD’s. De pubs gaan door in ons stamcafé en hebben altijd een thema. Enkele thema’s die we afgelopen jaar gedaan hebben zijn: pirate pub, sport pub, carnaval pub, Halloween pub, ... Op onze facebookpagina staan alle foto’s van de verschillende pubs om hier een beter beeld van te krijgen. Als voor een pub decoratie of andere materialen nodig zijn verzorgen de feestleiders dit.

Voor de TD’s (1 per semester) reserveer je de zaal, regel je dj’s, laat je posters ontwerpen en   drukken, je voorziet promotie en maakt shiftenlijsten op. Op de avond zelf zorg je dat alles vlot verloopt, dat mensen hun taken nakomen en heb je vooral ook veel plezier.

Tijdens de “Ice Breaking Week” organiseren we een pubcrawl. Daarvoor stippelen jij en je partner een route uit door Antwerpen, waarbij je de beste deals probeert te krijgen in de verschillende cafés.

Essentieel aan de functie Party Planner: organisatietalent, nauwkeurigheid en goede contacten houden met de verantwoordelijke van De Prof.

 

Media (1 persoon)

De functie Media bestaat eruit dat je op elk feestje of evenement foto's neemt van alles en iedereen. Achteraf plaats je die op onze facebook pagina. Onze mediaverantwoordelijke is tevens onze webmaster. De webmaster van ESN zorgt er in eerste plaats voor dat de website werkt en up‐to‐date is, net als ons facebookprofiel. Dat houdt in dat informatie over activiteiten, trips en dergelijke op de site gepost worden, net als andere nieuwtjes. Daarnaast beheer je ook de ledendatabase waarin alle informatie over de leden ondergebracht wordt. Een belangrijk pluspunt is de behendigheid met Photoshop en InDesign (en eveneens algemene kennis van Graphic Design) (zoals o.a. het maken van banners en foto’s voor evenementen).

Essentieel aan de functie Media: aanwezigheid op de verschillende evenementen, onze facebookpagina up-to-date houden, foto’s trekken en eventueel behendigheid met Graphic Design/Photoshop.

 

Sport (2 personen)

Jaarlijks zijn er een aantal competities binnen de universiteit en hogescholen waar ESN aan deelneemt. Onze Sport is voor deze activiteiten verantwoordelijk. Je zoekt een team Erasmus studenten bij elkaar en schrijft dit in. Verder zal je ook andere sportactiviteiten organiseren voor het plezier zoals beerbowlen, 10 urenloop, ... Een sportieve instelling is hier belangrijk aangezien je bij elke sportactiviteit aanwezig bent en regelmatig meedoet.

Essentieel aan de functie Sport: aanwezigheid op de verschillende sportevenementen en het organiseren/oproepen van Erasmussers om mee te doen.

 

Secretary-Mobility (1 persoon)

De Secretary-Mobility is de secretaris van ESN. Tijdens de verschillende vergaderingen maakt de Secretary-Mobility een verslag op van alles wat er gezegd wordt. Dit verslag wordt daarna naar iedereen verstuurd zodat iedereen op de hoogte is van wat er gezegd werd omtrent de vorige activiteiten en de toekomstige activiteiten. Daarnaast is de Secretary-Mobility eveneens verantwoordelijk voor het “buddy-systeem”. Het “buddy-systeem” is een soort meter-peter systeem waarbij 2 of meerdere Erasmussers met Belgische studenten, die zich vrijwillig moeten opgeven, worden gekoppeld om hen wegwijs te maken in Antwerpen. De Secretary-Mobility is tevens verantwoordelijk voor de vlotte samenwerking met specifieke sponsors doorheen het jaar, aangeduid door de praeses en vice-praeses voor de aanvang of gedurende het academiejaar en hierin bijgestaan door P.R.

Essentieel voor Secretary-Mobility: aanwezigheid op alle vergaderingen, het buddy-systeem in goede banen laten lopen en het ondersteunen van PR bij enkele belangrijke sponsers.

 

Vrijwilliger

Als vrijwilliger kom je in contact met de Erasmus studenten op momenten dat het voor jou past. Je krijgt een of twee buitenlandse studenten als buddy en helpt hen om hun weg te vinden in Antwerpen. Verder ondersteun je ESN bij het organiseren en uitvoeren van activiteiten, zoals citytrips, op kroegentochten mee begeleiden, de TD mee voorbereiden, mee een feestje bouwen in de prof en nog veel veel meer… Als dank voor je hulp kan je tijdens de activiteit geniet van leuke extra’s (pintje/rum/tequila in de prof, free food, ... )